A.
Pengertian Community Relations
· Community Relations bisa bermakna
lebih dari sekedar membangun hubungan baik antara organisasi dan komunitas sekitarnya,
melainkan juga berperan melalui tindakan—tindakan pada tingkat lokal dalam
mengatasi permasalahan – permasalahan seperti meng-krisis.
· Community Relations bisa dipandang
sumbangan kecil yang berarti yang diberikan organisasi sebagai warga negara
bersama dengan komunitas disekitarnya untuk mengatasi permasalahan –
permasalahan besar tadi pada tingkat lokal dengan memperhatikan prinsip
berkelanjutan. Tapi tentu saja fokus perhatian adalah upaya mengatasi
permasalahan yang dihadapi oleh komunitas.
· Community relations adalah upaya
membina hubungan harmonis antara perusahaan/organisasi dengan komunitas
masyarakat untuk meningkatkan kepedulian sosial dan saling pengertian.
B. Public
Relations dalam Community Relations
Community Relations pada dasarnya adalah kegiatan public
relations, maka langkah-langkah dalam proses public relations pun mewarnai
langkah-langkah dalam community relations. Mengingat community relations
berhadapan langsung dengan persoalan – persoalan sosial yang nyata dihadapi
komunitas sekitar organisasi melalui pendekatan community relations, organisasi
bersama-sama dengan komunitas sekitarnya berusaha untuk mengidentifikasi,
mencari solusi dan melaksanakan rencana tindakan atas permasalahan yang
dihadapi.
Dalam hal ini fokusnya adalah permasalahan yang dihadapi
komunitas. Bukan permasalahan yang dihadapi organisasi. Namun dampak dari
penyelesaian permasalahan yang dihadapi komunitas itu akan dirasakan juga oleh
organisasi, mengingat program-program community relations pada dasaranya dikembangkan
untuk kepentingan bersama organisasi dan komunitas. Lebih dari itu bila
kegiatan community relations terkordinasi dengan strategi organisasi, bisa juga
membantu organisasi dalam menghadapi berbagai tantangan yang sedang dihadapi
organisasi. Dengan demikian kegiatan community relations pada dasarnya
merupakan kegiatan yang dilakukan atas dasar kepentingan bersama baik
organisasi maupun komunitas.
Membahas
public relations pada dasarnya merupakan proses yang bersifat skill yang
dimulai dengan :
a. Pengumpulan fakta
b. Merumuskan masalah
c. Perencanaan dan program
d. Aksi dan komunikasi
e. Evaluasi
Sedangkan Yosal
Iriantara (2004:36) community relations bisa dipandang berdasarkan dua
pendekatan, yakni :
·
Pertama
dalam konsep public relations lama yang memposisikan organisasi sebagai pemberi
donasi, maka program community relations hanyalah bagian dari aksi dan
komunikasi dalam proses public relations.
Bila
berdasarkan pengumpulan fakta dan perumusan masalah ditemukan bahwa
permasalahan yang mendesak adalah menangani komunitas, maka dalam perencanaan
akan disusun program community relations. Ini kemudian dijalankan melalui aksi
dan komunikasi.
·
Pendekatan
kedua yang memposisikan komunikasi sebagai mitra, konsep komunitasnya bukan
sekedar kumpulan orang yang berdiam disekitar wilayah operasi organisasi.
Community relations dianggap sebagai program tersendiri yang merupakan wujud
tanggung jawab sosial organisasi.
C. Langkah-langkah
dalam Community Relations
Secara praktik community relations sudah mengalami kemajuan dalam
hal perubahan dibandingkan pada masa perubahan dibandingkan pada masa awal
tahun 1960. Kegiatan community relations tidaklah lagi dimakna sebagai kegiatan
filantropis yang memposisikan organisasi seolah-olah seorang dermawan yang
membagi-bagi uang dan barang pada komunitas, sehingga komunitas merasakan ada
manfaat kehadiran organisasi ditengah lingkungannya hanya melalui pemberian
dari organisasi.
Dalam pandangan Waddock dan Boyle (1995:127) kini pendekatan dalam
kegiatan community relations dituntut untuk lebih bersifat “strategis” program
atau kegiatan community relations organisasi kini bukan lagi sekedar penyangga
antara organisasi dengan lingkungannya melainkan menjalankan fungsi yang mesti
mengintegrasikan kepentingan-kepentingan stakeholder khususnya karyawan dan
komunitas kedalam kepentingan organisasi. Perubahan tersebut tentu juga
mengubah kualifikasi staf atau profesional public relations yang dipekerjakan
organisasi.
Bila praktik filantropis masalah dijalankan maka pada dasarnya
siapapun bisa melakukan kegiatan community relations dengan membagi-bagi dana
atau hadiah pada komunitas sekitar organisasi.
Menurut Waddock dan Boyle ( 1995:129), kini staf Public Relations
yang dibutuhkan untuk menangani community relations adalah organisasi yang
memiliki pengetahuan yang komprehensif mengenai komunitas lokal dan
kebutuhan-kebutuhan komunitas itu dan memiliki keahlian menangani organisasi serta
sifat bisnis dan teknologi organisasi. komunikasi lokal itu bisa beragam, bila
satu organisasi memiliki wilayah operasi diberbagai daerah di Indonesia atau di
beberapa negara yang berbeda.
Hal
yang paling penting untuk diperhatikan dalam menjalankan kegiatan atau program
community relations adalah bagaimana organisasi dipandang oleh komunitasnya.
Apakah organisasi itu kehadirannya mendapat sambutan baik ataukahh dipandang
inklusif dari tradisi, kultur, agama atau politik komunitasnya. Inilah
diingatkanLogue (1996:26) bagaimana organisasi dipandang komunitasnya itu
menjadi penting dalam menentukan langkah-langkah membangun hubungan dengan
komunitas.
D. Kebijakan
Community Relations
Community relations dijalankan sebuah organisasi bukan sebagai
pemadam kebakaran tegangnya hubungan organisasi dan komunitasnya. Community
relations merupakan sebuah program yang dilandasi kebijakan organisasi. Dengan
memandang community relations sebagai kebijakan maka bisa tampak seberapa besar
dan seberapa jauh komitmen organisasi terhadap komunitasnya.
Setiap
organisasi memiliki kebijakan, misalnya ada organisasi yang memprioritaskan
kebijakan community relations dengan memfokuskan pada sektor pendidikan yang
diwujudkan dalam bentuk pembagian buku ke perpustakaan sekolah atau memberikan
beasiswa untuk para siswa yang berasal dari keluarga yang tidak mampu.
E. Perencanaan
Program Community Relations
Menurut Mc Laughlin (1990:104) menyebut perencanaan menentukan
terlebih dahulu apa yang harus dilakukan oleh organisasi sebagai satu kesatuan
apa yang dilakukan bagian atau personil yang berada didalamnya, dengan satu
pandangan untuk mencapai objektif organisasi.
Langkah-langkah manajemen strategis S Hari Lubis (1992:1) :
1.
Menetapkan
misi organisasi
2.
Memformulasikan
falsafah organisasi
3.
Menetapkan
kebijakan
4.
Menetapkan
tujuan/objektif organisasi
5.
Mengembangkan
strategi
6.
Merancang
struktur organisasi
7.
Menyediakan
sumber daya manusia
8.
Menetapkan
prosedur kerja
9.
Menyediakan
fasilitas
10.
Menyediakan
modal kerja
11.
Menetapkan
standar
12.
Menentukan
rencana dan program operasional
13.
Meneyediakan
ooinformasi untuk keperluan pengendalian
14.
Mengaktifkan
sumber daya manusia
F. Implementasi
Program Community Relations
Menurut Wheelen dan Ghunger (1995:221) implementasi pada dasarnya
adalah himpunan kegiatan dan pilihan yang diperlukan untuk menjalankan rencana.
Dalam memulai implementasi terdapat tiga pertanyaan yang perlu dijawab.
a. Siapa orang yang menjalankan
rencana strategis
b. Apa yang mesti dilakukan
c. Bagaimana cara melakukan apa yang
perlu dilakukan
Ketiga pertanyaan tersebut
pada dasarnya berkenaan dengan sumber daya manusia yang akan menjalankan
rencana. Pembagian tugas dan adanya prosedur baku dalam melaksanakan kegiatan.
Dalam implementasi program
ada kemungkinan muncul kejadian yang tidak diinginkan, misalnya saja niat untuk
membangun hubungan yang lebih baik dengan komunitas unutk kepentingan bersama,
kemudian memunculkan aksi yang menuduh usaha tersebut sebagai usaha pengalihan
perhatian dari masalah yang sebenarnya seperti soal pencemaran lingkungan. Kita
tidak selalu bisa mengharapkan langkah-langkah implementasi program community
relations yang dilakukan organisasi akan memberikan hasil seperti yang
diharapkan, kemungkinan munculnya hal-hal yang tidak diinginkan selalu harus
diantisipasi sebelumnya.
Dalam community relations
selalu ada kepentingan komunitas yang berada diluar kontrol organisasi ini
berbeda halnya dengan program public relations seperti menyalin hubungan dengan
media yang dikontrolnya lebih besar dipegang organisasi bila dibandingkan
dengan commmunity relations. Menghadapi kejadian yang tak terduga atau tidak
diharapkan tersebut hal-hal yang dapat dilakukan, adalah :
-
Cepat
tanggap
-
Menunjukan
tanggung jawab secara tepat
-
Meminta
bantuan dan pemahaman
-
Memberitahukan
secepatnya kepada karyawan
-
Menunjukan
kepedulian
-
Terbuka
pada saran dari pihak lain
-
Mengulang
kembali semua pernyataan dan pesan
-
Memberi
pernyataan secepatnya pada komunitas
-
Bertemu
dan berbicara dengan badan-badan atau kelompok-kelompok yang terpengaruh dalam
peristiwa tersebut
-
Memasukan
peristiwa itu sebagai fakta kedalam kebijakan organisasi
G. Evaluasi
Program Community Relations
Biasanya evaluasi dilakukan bila
satu program atau kegiatan kurang berhasil sedangkan bila berhasil justru tidak
dilakukan, padahal evaluasi mesti tetap dilakukan sekalipun kegiatan itu
berhasil atau gagal. Bahkan kegagalan atau keberhasilan bisa diketahui setelah
satu kegiatan atau program dievaluasi. Karena itu evaluasi bukanlah tindakan
mencari-cari kesalahan, sumber kegagalan atau kambing hitam. Evaluasi justru
untuk pengambil keputusan. Misalnya : keputusan untuk menghentikan,
melanjutkan, memperbaiki aspek-aspek tertentu dari satu program atau kegiatan
yang telah dievaluasi. Menurut Djudju
(1992:240-246) membagi evaluasi menjadi 6 kategori, yaitu:
ü Evaluasi untuk pengambilan
keputusan yakni evaluasi yang diarahkan untuk pengumpulan informasi yang
berkaitan dengan berbagai keputusan tentang perencanaan program
ü Evaluasi bagian program,
mengevaluasi bagian tertentu program seperti bagian implementasi dan dampak
program.
ü Evaluasi jenis data dan
efektivitas yang mengambil data dan jenis kegiatan tertentu untuk dievaluasi
seperti mengkategorikan data untuk nilai komponen-komponen program.
ü Evaluasi atas proses evaluasi,
yang diperlukan oleh para perancang program untuk memahami proses evaluasi.
ü Evaluasi pencapaian tujuan menilai
pengkajian pada tujuan-tujuan khusus program apakah tercapai atau tidak, ini
merupakan kategori evaluasi yang paling umum dilakukan.
ü Evaluasi atau hasil dan dampak menilai
sejauh mana hasil atau dampak dari program.
H. Unsur-unsur
Community Relations
·
Kesejahteraan
komersial
·
Dukungan
agama
·
Lapangan
kerja
·
Fasilitas
pendidikan yang memadai
·
Hukum,
ketertiban dan keamanan
·
Pertumbuhan
penduduk
·
Perumahan
beserta kebutuhannya yang sesuai
· Perhatian terhadap keselamatan
umum dan penanganan kesehatan yang progresif
·
Kesempatan
bereaksi dan berkebudayaan yang bervariasi
I.
Manfaat Community Relations
· Komunitas pada organisasi
- Reputasi dan citra organisasi
yang lebih baik
- Memanfaatkan pengetahuan dan
tenaga kerja lokal
- Menarik tenaga kerja, pemasok,
pemberi jasa dan mungkin pelanggan lokal yang bermutu.
· Organisasi pada Komunitas
-
Peluang
penciptaan kesempatan kerja, pengalaman kerja dan pelatihan
-
Pendanaan
investasi komunitas dan pengembangan infrastuktur
J.
Contoh Community Relations
· Profil
-Kantor Pusat
Jl.
Yos Sudarso, Sunter II, Jakarta 14330, Telp (021) 6515551 (hunting) fax (021)
651560
-Didirikan
15
Juli 2003
-Pemegang Saham
PT.
Astra International Tbk (51%)
Toyota
Motor Corporation (49%)
-Jaringan Dealer Toyota
5
dealer utama : PT.Astra Internasional, PT. New Ratna Motor, PT. Agung Automall,
PT. Hasjrat Abadi, NV Hadji Kalla Trd.Co
· Visi
Menjadikan fasilitasnya sebagai yang
terbaik dengan tujuan untuk menghasilkan produk unggulan adalah filosofi utama.
· Misi
Moving forward adalah tentang
mendengarkan kebutuhan orang lain dan kebutuhan planet kita. Filosofi ini
terpatri dalam setiap langkah yang kita lakukan. Moving Forward adalah tentang
merancang kendaraan yang ramah lingkungan di masa depan.
Aktivitas Kepedulian Sosial Toyota
di Indonesia
· Untuk meningkatkan performa
kontribusi di bidang komunitas, Toyota mendirikan Departemen Community
Relations dalam struktur organisasi
· Kegiatan-kegiatan dalam bidang ini
umumnya terbagi dalam empat kelompok besar yaitu infrastruktur, kesehatan dan
kebersihan, kegiatan keagamaan, dan pemberdayaan masyarakat. Seluruh kegiatan
kami desain untuk meningkatkan taraf hidup komunitas sekitar Toyota.
Kegiatan-kegiatan Community Relations
Toyota Indonesia, diantaranya adalah :
· Infrastruktur
-Renovasi gedung sekolah
-Renovasi jalan
-Pembangunan penerangan jalan
-Renovasi rumah tinggal, dll
· Kesehatan dan Kebersihan
-Pembangunan MCK
-Pembangunan sarana air bersih
-Penanganan Hama
-Program peningkatan Gizi
-Bantuan Ambulans, dll
· Kegiatan Keagamaan
-Sumbangan hari Raya
-Renovasi tempat Ibadah
· Pemberdayaan Masyarakat
-Budidaya ikan air tawar
-Budidaya Jamur merang
-Budidaya tanaman buah-buahan
-Pelatihan keterampilan komputer,
menjahit dan otomotif
-Industri rumah tangga
· Lain-lain
-
Bantuan
pada Karang Taruna dan kegiatan kepemudaan lain
-
Bantuan
pada keamanan swadaya ( hansip )
-
Bantuan
peringatan hari besar nasional
-
Bantuan
korban banjir
Daftar
Pustaka
Iriantara Yosal, Community Relations, Simbiosa Rekatama Media,
Bandung:2004
Tidak ada komentar:
Posting Komentar